Quais são os benefícios de um local de trabalho sem papel

? As pessoas começaram a falar sobre o escritório sem papel nos anos 70. Até recentemente , tinha sido apenas um sonho pensar que você pode executar um negócio sem documentos em papel. Hoje, é uma realidade , graças ao armazenamento de dados de baixo custo e recursos de rede mais rápidas. Um escritório sem papel se refere ao uso de armazenamento de computador para documentos e, quando implementado corretamente, o processo tem muitos benefícios. Acesso aos Documentos Em qualquer lugar

com papel em um armário , uma pessoa deve estar no escritório para acessar o documento , ou ele deve levar o arquivo com ele. Um escritório sem papel permite aos trabalhadores acesso a documentos de qualquer lugar que tenha uma conexão de computador, incluindo um telefone inteligente. Isso permite que os funcionários a serem mais eficientes ao trabalhar em áreas remotas.

Documentos podem ser localizados facilmente

Parte de estabelecer um escritório sem papel é determinar como os arquivos serão nomeado. Então , você pode facilmente localizar um arquivo pelo nome do arquivo. Se você não sabe o nome do arquivo , você pode realizar uma busca por determinadas palavras-chave no documento e localizá-lo dessa forma. Em um negócio que lida com números de contas ou cessionários de rastreamento números de documentos , os documentos podem ser pesquisados ​​e facilmente recuperado por esses números. Um documento pode ser referenciado por um nome ou uma cidade de residência sem ter arquivos diferentes para cada categoria.
Mais seguro e os documentos mais seguros

documentos importantes na um armário de arquivamento podem ser perdidos para sempre no fogo ou algum outro desastre. Documentos armazenados eletronicamente sem papel pode ser facilmente copiados. O backup pode ser externo e fora do escritório . Com documentos backup, você pode ser instalado rapidamente e correr novamente. Destruição de documentos em papel pode significar a destruição do seu negócio e fonte de renda. Com as medidas de segurança corretos , é mais difícil para alguém quebrar em arquivos eletrônicos e roubá-los de invadir um escritório e roubar cliente ou cliente informações confidenciais.

Considerações

Use pelo menos duas cópias de segurança dos seus documentos , com um externo. Use um software profissional feito por um escritório para criar seus documentos sem papel . Ter um processo para arquivar mais antigos documentos eletrônicos e nomeá-los de uma forma reconhecível , talvez incorporando a data de criação , como parte do nome. Sempre criptografar dados sensíveis para protegê-lo . No entanto, manter cópias em papel de licenças profissionais e certos documentos assinados.


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