cronológica de apresentação são todos os documentos que organizam , recibos e outros registros usando a data do documento ou a data em que o arquivo foi criado ou modificado. O documento mais antigo é colocado no início do arquivo com todos os documentos subseqüentes sendo colocado em uma maneira similar de acordo com a data e mês (por exemplo, 01 de agosto , 15 de setembro , 30 de agosto ) .
Prós
apresentação cronológica é um excelente método para grandes compras e relações comerciais significativas . Todos os documentos relacionados são mantidos a partir da data da compra ou início da relação -a-dia atual, que permite explicar exatamente como os eventos ocorreram e que as pessoas ou entidades foram envolvidas . O rigor da apresentação cronológica pode ser especialmente útil em litígio. Apresentação cronológica também permite que você acesse rapidamente os documentos específicos que você precisa sem ter de procurar por todo o arquivo , desde que você saiba o prazo em que foram criados ou modificados os documentos.
Contras
apresentação cronológica pode resultar em arquivos grandes que ocupam uma grande quantidade de espaço. Além disso , os arquivos cronológicos pode conter papéis sem importância , tais como cartas e correspondência de rotina , que não precisam ser arquivados. Como todos os documentos relacionados com uma matéria são mantidos , pode ser difícil para puxar facilmente um documento específico que você precisa se você não sabe a data em que foi criado ou modificado. Uma forma de atenuar essa desvantagem é manter um índice de todos os documentos no arquivo com uma coluna listando a data do documento e uma segunda coluna descreve o documento para que você possa facilmente localizar um determinado documento . O índice deve ser atualizado a cada vez que um novo documento é adicionado ao arquivo.
Inversa de apresentação cronológica
Outro relacionado, mas método diferente de arquivamento, é apresentação cronológica inversa . Usando este método, o documento mais recente é colocado no início do arquivo com todos os documentos que estão sendo arquivados de forma semelhante (por exemplo, de 1 de Junho , 01 de maio , 01 de abril ) . Se usar o método cronológico ou reverter cronológica é uma preferência pessoal , mas muitas pessoas preferem o último para a apresentação de itens, tais como cartão de crédito pago ou contas de serviços públicos , porque as faturas mais antigas e confirmações de pagamento podem raramente precisam ser acessados .
A partir de:https://jardim.98905.com/housekeeping/home-organizing/1009084924.html