Um bom sistema de arquivamento deve ser acessível . Se os registros que você está mantendo não pode ser facilmente encontrado por qualquer um que conhece o sistema , não é eficaz. Embora diferentes tipos de informações requerem sistemas diferentes , a maioria dos sistemas de arquivamento são divididos por assunto antes de serem alfabetizados ou colocar em ordem cronológica. Todos os arquivos referentes a " projetos atuais ", por exemplo , seriam agrupadas. No entanto, um único arquivo pode pertencer a mais de uma cabeçalho de assunto , e é aí que a referência cruzada entra em jogo.
O Cross- referência é
Uma cruz -referenciação sistema permite que você faça uma nota sobre um determinado arquivo que lhe diz onde as informações relacionadas encaixa dentro do seu sistema de arquivamento . Digamos que você tenha um projeto atual que faz referência a notas de pesquisa que você fez sobre um determinado assunto . Essa pesquisa pertence sob a " pesquisa", posição não em " projetos atuais ", porque pode ser relevante para outros projetos ou arquivos . Se você registrou -lo apenas com seus projetos atuais , você teria que pesquisar para encontrá-lo quando você precisava para outro projeto. Arquivá-lo em " pesquisa " e , em seguida, fazer uma nota em " projetos atuais " sobre onde encontrá-lo , é referência cruzada.
Os usos de cruzar
Cross- referenciamento permite que você mantenha como temas em conjunto para facilitar o acesso e para encontrar informações relacionadas sem a busca desnecessária. Se, por exemplo , você foi inventariar seus cartões de beisebol colecionáveis , você pode precisar de encontrar aqueles cartões que dizem respeito a um determinado ano, a equipe ou jogador , mas você só pode arquivá-las em um só lugar . Você pode agrupar todas as cartas sobre uma determinada equipe e colocá-los em ordem cronológica , mas os jogadores mudam equipes. Criar uma nota de todas as equipes que um determinado jogador tem sido em anos e em que , permite-lhe controlar facilmente os cartões que do jogador.
Como referência cruzada
referência cruzada eficaz depende de simplicidade. Se você tentar organizar tudo usando demais categorias, você acabar com uma confusão de notas. Quebrando seus arquivos para baixo por assunto só funciona quando você usa largos, assuntos gerais e , em seguida, referência cruzada entre esses assuntos. Por exemplo, você pode quebrar seus arquivos pessoais em categorias como "orçamentos ", " recibos ", " faturas " e " contas ", e , em seguida, colocá-los em ordem cronológica. Com apenas quatro categorias, você pode cruzar referências que faturas e contas que você paga por ter um notecard no arquivo com uma lista de quais podem ser encontrados em sua " receita " de arquivos. Isto permite-lhe saber rapidamente o que está ainda pendente. Mas se você tentar categorizar pela empresa, você tem que passar por arquivo de cada empresa para encontrar essa informação. Esse processo pode ser necessário para uma grande empresa que lida com muitas empresas específicas, mas impraticável para despesas pessoais ou de pequenas empresas.
A partir de:https://jardim.98905.com/housekeeping/home-organizing/1009084701.html